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2018年自考《文书与档案管理》练习试题及答案

2022-05-20来源:江苏自考网

一、名词解释 大事记: 答:大事记是按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。 组织沿革: 答组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的—种参考资料。是我们研究国家机关史、地方史、革命史以及各种专业史的重要参考资料。 二、填空题 1、文书转化为档案的基本条件: 办理完毕 、 保存价值 、 系统整理 、 移交归档 。 2、公文结构的必备要素主要包括 公文标题 、 正文 、 成文日期 、 公文制发责任者 。 3、归档文件管理工作由档案室完成,文件承办部门或业务部门应在每年 1至2月份 月将文件向档案室移交。 4、《归档文件目录》的主要组成部分是: 案卷目录 、 卷内文件目录 。 5、单份文件整理的档号章栏目包括 全宗号 、 类别号 、 保管期限 、 年度 、 机构 、 件号 。 6、文件归档范围划分的原则是(1)“以我为主”,以本单位工作活动为主; (2)“有文必档”与“有档不归” 7、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种主要有 13 种。 8、案卷标题是由 作者 、 通讯者 、 问题 、 时间 、 名称 、 地区 等要素构成的一个大词组。 9、当前,归档整理方法主要有两种: 立卷法 、 单份文件归档 。 10、收文中需要归档的主要有: 一是针对本机关的来文,即本机关是文件的主送机关 、 二是来文内客与本机关业务工作有关。这部分主要指上级业务指导机关或本行业主管部门的文件 、 三是来文内客与本机关业务工作无关,但本机关需要贯彻执行的。 三、判断题 1、成套的会议文件应全部归档,可按同一期限统一编制档号。( X ) 2、上级业务指导机关制发的普发性业务文件,本单位有具体贯彻意见的,存入定期30年。( X ) 3、已在本单位档案软件系统处理流转完毕的文件,只须将其电子版本归档即可。( X ) 4、在单份文件整理方法中,转发件与被转发件可作为一件来处理。(√ ) 5、本单位的会计年报应列入文书档案的归档范围。( √ ) 四、简述题 1、文件与档案的联系 答档案的前身是文件材料,文件的归宿是档案。 (1)文件与档案是同一事物在不同阶段上的称呼; (2)档案是归档后经过筛选、经系统整理的的文件。 2、列入永久保管为档范围的文件材料主要内容 答1)、本机关制定的法规性政策性文件材料; 2)、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料; 3)、本机关职能活动形成的重要业务文件材料 4)、本机关机构演变、人事任免、奖惩、人员名册等文件材料; 5)、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产凭证性材料; 6)、本机关反映单位基本历史面貌的文件材料; 7)、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示; 8)、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 9)、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的批复材料。 3、简述单份文件整理的流程 1)、收 集:收集应归档的文件材料,齐全完整 2) 归档判断: 判断文件是否归档, 依照归档范围,慎重决定文件去留 3) 确定期限: 确定归档文件的保管期限, 准确客观 4)分 类:年度-机构(问题或文号)-期限,分类方法科学、适用,保持相对稳定 5)编制页码 6)装订 7)排序 8)盖档号章 9)电脑著录 10)装盒排架 11)打印目录 12)编制检索工具 4、归档说明的主要内容 (1)本单位基本情况(单位名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况); (2)组织机构设置、主要领导人任职等及其变化情况 (3)本年度文书立卷情况(立卷工作的组织、文件完整性、数量、存在问题) 五、论述题:(给出要点,学生分析论证,以便给分) 1、浅谈高校档案的利用与保密性原则 档案的利用和保密性在高校档案管理工作中起着相当重要的作用。高校人事管理部门是收集和管理高校教学科研人力资源财富,传播档案信息,为教学、科研提供原始的人才凭证,维护历史真实面貌的重要基地。近年来,作为高校人事管理部门每年都会收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的人力资源信息。因此,做好高校人力资源的保密工作至关重要。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸;领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案。上述情况表明,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,不可偏颇。 人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案的保密性是由它的政治性、机密性所决定的。人事档案从产生之日起,就为一定的阶级所掌握,为一定的社会制度服务或为一定的集团所利用。在社会主义条件下,人事档案的存在与发展是无 产阶级的政治和国家根本利益需要,它是党和国家干部、人事工作的重要组成部分,是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策,选贤举能,知人善任,进行社会主义现代化建设服务的。 1、关于档案利用的分析与探索 1.1档案的开放工作 1.2档案利用的监督工作 2、关于档案保密性原则的分析与论述 2.1 关于档案保密性原则的概念论述 2.2 关于档案保密性原则的重要性 2.3 电子档案为档案的保密性原则和档案管理带来了新的挑战 3、关于协调档案利用和档案保密性原则之间关系的一些措施 3.1 普及档案管理以及档案利用、保密原则的相关知识,让人们能够充分认识到其中的厉害关系 3.2 加强《档案法》、《宪法》等法律法规中关于档案的法律规定或者是法律条文的宣传与推广 3.3对外公布档案开放的消息以及范围,扩大档案利用的范围提高利用的效率 3.4 提高档案的收集力度,用与时俱进的眼光看待档案管理 2、浅谈档案编研工作的意义 答档案编研工作是档案管理中一项独立的业务工作,对于开发档案信息资源,做好档案工作具有重要的意义。 第一、是档案馆(室)主动地、系统地、广泛地提供利用的一种有效方式。 第二、是提高档案馆(室)工作总体水平的重要途径。 第三、是保护档案原件和长远流传档案文献的有效措施。 1、编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分,是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。有了编研工作,才能通过主动提供档案的编研成果,直接服务于社会各项事业,有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。 2、编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。档案大部分为孤本,在开展利用服务时,老是把原件提供利用,容易破损,影响档案的寿命。以编写档案史料的方式提供利用,可以避免档案原件的重复使用,减少磨损,从而延长档案的寿命。也能使这些资料长久保存,便于后人利用。 3、开展档案编研工作,可以扩大档案工作部门在社会上的影响力。通过编研工作,向社会提供编研成果,使广大利用者看到档案的价值,加深对档案和档案工作的了解,能起到很好的宣传作用。 4、档案的编研成果具有存史、资政、文化功能外,其教化功能更为明显。如我馆编研成果中的“红军活动”,“抗战时期的讲稿、诗文”,“鼠疫及预防措施”等重大历史事件的专题资料,都是对广大公众,特别是青少年进行爱国主义的生动教材。 5、档案编研工作有利于做好统战工作。档案中有许多弥足珍贵的历史资料,其中不乏个人的档案资料,这些档案的主人在当时往往是有一定影响的人物,现在他们的子孙遍布祖国各地。通过编研工作,把这些档案信息提供给他们的后代,使其更加了解祖辈的情况,从而与之交友,建立友谊,互通信息,献计献策,为地方经济和社会发展服务,具有重要的现实意义。

2018年自考《文书与档案管理》练习试题及答案

一、名词解释

大事记:

 

组织沿革:

 

二、填空题

1、文书转化为档案的基本条件: 办理完毕 、() 、 系统整理 、移交归档 。

2、公文结构的必备要素主要包括 公文标题 、 ()、 成文日期 、公文制发责任者 。

3、归档文件管理工作由档案室完成,文件承办部门或业务部门应在每年 () 月将文件向档案室移交。

4、《归档文件目录》的主要组成部分是: () 、 卷内文件目录 。

5、单份文件整理的档号章栏目包括 全宗号 、 类别号 、 ()、 年度 、 机构 、 件号 。

6、文件归档范围划分的原则是(1)(),以本单位工作活动为主;(2)“有文必档”与“有档不归”

7、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种主要有()种。

8、案卷标题是由 作者 、 通讯者 、 () 、 时间 、名称 、 地区 等要素构成的一个大词组。

9、当前,归档整理方法主要有两种: () 、 单份文件归档 。

10、收文中需要归档的主要有: 一是针对本机关的来文,即本机关是文件的主送机关 、 二是来文内客与本机关业务工作有关。这部分主要指上级业务指导机关或本行业主管部门的文件 、 三是来文内客与本机关业务工作无关,但本机关需要贯彻执行的。

三、判断题

1、成套的会议文件应全部归档,可按同一期限统一编制档号。(   )

2、上级业务指导机关制发的普发性业务文件,本单位有具体贯彻意见的,存入定期30年。(   )

3、已在本单位档案软件系统处理流转完毕的文件,只须将其电子版本归档即可。(   )

4、在单份文件整理方法中,转发件与被转发件可作为一件来处理。(  )

5、本单位的会计年报应列入文书档案的归档范围。(   )

四、简述题

1、文件与档案的联系

 

2、列入永久保管为档范围的文件材料主要内容

 

3、简述单份文件整理的流程

 

4、归档说明的主要内容

 

五、论述题:(给出要点,学生分析论证,以便给分)

1、浅谈高校档案的利用与保密性原则

 

2、浅谈档案编研工作的意义

 

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