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2022年自考《办公室管理》专项复习题及答案:简答2

2022-03-09来源:江苏自考网

  一、简答题

  1.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?

  (1)要获得上司的许可;

  (2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认

  (3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等;

  (4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表』:。还应准备约会所需要的文件资料。

  (5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;

  (6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;

  (?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;

  (8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

  2.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?p178—181

  (1)有电子提示系统和人工提示系统((2分)

  (2)电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员

  应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.(3分)

  人工提示系统的做法:设置基本办公日程表((1分),固定活动日期一览表((1分),使用提示

  性备忘录((1分),准备约会表((1分),准备特殊提示卡(<1分),准备交往提示文件((1分).

  3.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?p137

  (1)会议名称;

  (2)会议记录人的姓名、盖章;

  (3)时间(开始时间,结束时间);

  (4)会议地点;

  (5)议题;

  (6)主持人、主席;

  (7)出席者名单;

  (8)会议的经过情形及结论;

  (9)相关的资料;

  (10)下次会议预定日期。

  4.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?

  (1)不要时区报告的适当时机,最好是在完成被指示工作之时,但也有时要在未完成前作期中报告;如果上司太忙,或报告时间长,要预先约好时间。

  (2)不要弄错报告对象及顺序,要直接向指示工作的人报告,顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,事先要把要说的事及顺序整理好,一定要简短、扼要、流畅;复杂的报告,内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。

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